Crear una carpeta compartida en Google Drive, uno de los diferentes Servicios de Google que debemos tener en cuenta, servirá para alojar todo tipo de archivos, desde documentos a presentaciones, pasando por imágenes o vídeos, que servirán como material de trabajo o consulta para todas las personas implicadas en un proyecto.
Si eres profesor en un centro educativo y quieres suministrar a tus alumnos material de todo tipo, sólo tienes que proporcionarles acceso a la carpeta que vas a compartir para que puedan examinar todo su contenido siempre que lo deseen. Lo mismo ocurre si perteneces a un grupo de trabajo, cada vez que elaboras algo nuevo, sólo tienes que incluirlo dentro de esa carpeta.
Proceso para crear una carpeta compartida en Google Drive
Todo lo que hemos contado en el párrafo anterior y otras posibilidades pueden animarnos a crear la carpeta compartida. Así no tendremos que preocuparnos a la hora de transmitir a otras personas nuevos contenidos o actualizaciones a través, por ejemplo, del correo electrónico o directamente en papel.
Estos son los pasos que debes dar para crear la carpeta compartida:
- Tras acceder a tu cuenta de Google Drive en la web, procede a crear una nueva carpeta. En la parte superior de la pantalla, a la derecha del menú lateral izquierdo, pulsa sobre el icono de creación: Nuevo -> Nueva carpeta.
- En la ventana emergente, escribe un nombre para la carpeta y pulsa sobre Crear.
- En el panel derecho se mostrará el nombre de la carpeta recién creada. Al colocar el puntero del ratón sobre ella se mostrará un menú contextual con varias opciones. Pulsa sobre Compartir.
- En la nueva ventana puedes añadir a las personas con las que quieres compartir, indicando nombres o correos.
- Por defecto, esas personas pueden Editar el contenido de los archivos incluidos en la carpeta. Puedes cambiar esa opción, permitiendo que solo puedan Ver esos archivos, tras pulsar sobre el icono del lápiz, a la derecha del campo de los nombres o correos.
- Aún hay más opciones:
– Obtener el enlace para compartir.
– Acceder a Avanzado. Aquí encontrarás además del enlace para compartir, quién tiene acceso, que por defecto solo eres tú, y la capacidad para Invitar a personas. Puedes también cambiar las capacidades de los editores a la hora de añadir personas y de cambiar permisos.
A tener en cuenta
Cuando alguien acceda al enlace (URL) proporcionado verá la relación de todos las archivos almacenados en la carpeta compartida. Al pulsar sobre cualquiera de ellos, se abrirá el visor. En la parte inferior derecha del mismo existen dos botones, Download y Open, que nos permiten descargar el archivo a nuestro ordenador o abrirlo en el visor de Google Docs (no se puede modificar, si no está activada esa opción).
Si aún no tienes activada tu cuenta, accede a Google Drive. Puedes descargar la aplicación que, tras instalar en tu ordenador, te crea una carpeta, copia de la que tienes en la nube, que mantendrá su contenido siempre sincronizado con ésta. También puedes instalar la app en tu dispositivo móvil.
